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ファシリテーション

「他になにかありませんか?」で意見が出ない問題

シナプス後藤です。

会議中、「他になにかありませんか?」という質問をして、シーンとするケースをたまに見かけます。
これは、どう回避、脱出したら良いのでしょうか?

意見が無ければないで良い時と欲しい時で対策が異なるので、それぞれ記載します。

1)意見がなければないでよい場合

まず、意見が無ければないで良い時。
「他にないか」と聞いているので、あれば出るのですが、無ければ当然出ません。
だから、一拍待って「ありがとうございます、ないようなので次に行きます」と続ければいいのですが、うまくできない方は質問した以上、誰かに「無い」という回答を求めていることが多いようです。
残念ながら、ありませんか、の時に「無い」とは回答して貰えません。ですので、どうしても誰かに無いと言ってもらわないと不安なのであれば、その場の役職上位者に、例えば
「〇〇部長、次の議題に移ってもよろしいでしょうか?」
と聞いてみてください。

この時、不特定多数に「よろしいでしょうか?」ときいてもやはり回答はないでしょう。
なぜならば、本来、質問者であるあなたが決めるべきことですから。

2)意見が欲しい場合

では、何か意見を出して欲しい時はどうするか?
まず、誰でもなんでも話せ、という形式の質問は回答者にとってハードルが高い問いです。
よく、「〇〇さん、何かありませんか?」とすぐに指名して回答を求めるケースもありますが、これはあまり質が良いとは言えません。聞かれたほうも「何か言え」と言われても困ってしまうからです。
ポイントは質問時に「何について意見が欲しいか?」を明確にすることでしょう。
例えば、
「〇〇さん、顧客調査の結果から、付け足す点はありませんか?」
「マーケティングの立場からコメントはありますか?」
などです。
事前にどのようなコメントが出そうかを考えておくと、そもそも「他に何かありませんか?」という質問になるケースは少ないのですが、どうしても聞きたくなった場合には参考にしてみてください。

このような会議の困った状況から脱出するテクニックは、引き出しを多く持っておくと助かるケースは多いですね。
他に何かありませんか?

ファシリテーション診断アンケート 集計 その1

シナプス後藤です。

以前、皆様にお願いしておりましたファシリテーションに関するアンケートがn=100まで集まりましたので、状況を取りまとめてご報告します。

■ファシリテーション診断アンケートサイト
※まだまだ募集していますので、まだ未入力でご興味のある方は宜しくお願いします。
https://jp.surveymonkey.com/r/Y62THPS_SynapseFacilitation

■あなたの組織のファシリテーション診断も無料で行いますので、ご興味のある方はお問い合わせください。
http://cyber-synapse.com/training/inquiry/


アンケート対象者は、このブログや当社メンバーのfacebookをご覧になった方、当社のお客様や友人等が中心になります。セグメントとしては、比較的「ファシリテーションの意識がある」層とは思いますが、その方々の組織がどうなっているか、と言うのは別の話ですので、私も興味深く拝見しています。

ファシリテーション診断アンケートは、5段階評価で1が悪い、5が良い、という付け方をしています。

まず、回答者の会議状況を書いておきましょう。(属性は最後に記載します。)
11_facilitator

参加者の立場の方が若干多いようですが、全体的には半々くらいでしょうか。感覚値としては、日本のビジネスパーソン分布で考えると少しファシリテーターが多いような気がします。
12_time

また、会議時間の割合は、会議時間帯が10-49%が全体の6割を占めています。10%とは、一週間を5日(月〜金)とすると、半日は会議で使われているという計算になります。全体をざっくり平均すると約17%が会議時間帯になっていますので、一週間のうち1日弱が会議で潰されている、という状況ですね。

では、アンケート結果を見ていきましょう。

1) 総論
 ファシリテーション診断の16個のアンケート項目を、「会議の問題意識」という設問と3設問ごとにグルーピングして5つのカテゴリーに分類しています。
00_overview

 全体的に会議に対する問題意識はとても高く、中間値である3よりも低くなっていますね。多くの方が、「改善したい」と考えている、と言う事です。
 カテゴリとしては特に、「議論拡散力」と「会議マネジメント力」が低くなっています。概ねこの二点が多くの組織で弱いポイントである、と考えられそうです。

2) 議論拡散力
 議論拡散力とは、「多様な視点から議論が膨らんで行く状態」を示しています。
この中で多くの方が問題として挙げるのが、「会議中に発言するメンバーの偏り」です。
01_spread

想定されるのは役職上位者や一部の声の大きい人によって進められてしまうパターンでしょう。また、逆に、参画意識が無く一言も話さずに会議を終える方もいると思います。建設的な会議にするために、「会議に必要な人だけを呼ぶ」「全員が発言できるような場を作る」ことが必要になってきます。

3) 議論収束力
 議論収束力とは、「出てきた意見が整理・構造化され、議論の筋道が正しい状態」を示しています。
02_convergence

ロジカルシンキングに関連する研修が多くの企業で採用され、多くの本が出ている昨今、比較的まとまりがあるようですが、話の脱線、いわゆる「イシューずれ」は多々見られるようです。どうしても複数人で話をしていると盛り上がりたくなる心情は分かりますが、それを誰かが引き戻す役割を担う必要がありますよね。公式にはファシリテーターがその役割を担いますが、参加者全員で話の脱線を指摘しあえる状況になると良い会議であると言えそうです。

4) 合意形成力
 合意形成力とは、「会議終了時に結論が出ており、納得されて実行されている状態」を示しています。
03_consensus

 6つのカテゴリ中最も平均値が高かったのがこのカテゴリです。3つの設問とも全体的にポジティブな値を付けている人が多いようですね。想像になりますが、会議前の根回しや和を乱すのを良しとしない組織文化があると合意形成しやすくなりますので、その影響なのかもしれません。

5) 事前準備・事後フォロー
 これはその名の通り、事前準備と事後フォローを示したものです。
04_beforeafter

 議事録の共有は出来ているようですが、事前準備が弱いようですね。会議の生産性の向上には、事前準備が欠かせません。事前準備が入念である程、会議の時間や成果は高いと思います。勿論、事前準備に時間をかけ過ぎるのも考えものですが、組織全体のパフォーマンスで見ると、事前準備に少人数が時間をかけた方が多くの人数の時間をロックする会議時間よりも効率的であることが多いです。一方、議事録の共有が行われているのは良いことですね。

6) 会議マネジメント力
 これは、会議中にファシリテーターが管理すべき項目のうち重要なものを抽出したものです。
05_management

 全体的に低いですが、中でも「見える化」と「目的・ゴール・成果イメージの共有」が弱いようです。私は、会議の最初に会議の目的とゴールをホワイトボードに書いてしまうタイプですが、それをやるだけでも全員の意識が変わってきます。

少し長くなりましたので、明日、定性コメントと回答者属性を記載しますね。

その2 http://www.mblog.jp/archives/1890044.html

診断アンケートサイト
※まだまだ募集していますので、まだ未入力でご興味のある方は宜しくお願いします。
https://jp.surveymonkey.com/r/Y62THPS_SynapseFacilitation

あなたの組織の診断も無料で行いますので、ご興味のある方はお問い合わせください。
http://cyber-synapse.com/training/inquiry/

困る会議 〜「私も同じ意見です」から逃れる

シナプス後藤です。

会議の時に新しい意見が出ない時がありますよね。
「皆さんはどう思いますか?」と聞くと、「私もAさんと同じ意見です」と答えられて終了してしまう。

そして、会議が終わって、決まったことを実行してみると、「いやいや、そんなこと言ってないだろう!」となるともう最悪ですね。あの時、同じ意見と言ったじゃないか、と。


そこまで厳しい場面でなくても、色々な意見が欲しい場面で、「同じです」と言われるのは結構つらいと思います。ただ、「同じ」というのは本当なのでしょうか?
私は多くの場合、総論賛成、各論反対、という状態になっているのではないかと考えています。
例えば、Fをファシリテーターとして、

F;「あなたはTPP参加に賛成ですか?反対ですか?」
A:「私は反対です。やはり、日本の農業保護の問題もありますし、他にもいろいろと課題があるでしょう。」
F:「他のご意見は?」
全員:「・・・・。」
F:「Bさんは?」
B:「私もAさんに同意見です。(特に、医療サービスの問題があるし)」
F:「Cさんは?」
C:「私も同じです。(まぁ、みんな反対しているから早く終わりたいし同じと言っておこう)」

という感じですね。各論では違う事を言っている方もいますし、めんどくさいから同じ、と言う人もいます。
これを避けるために、全員にちゃんと意見を述べさせます。
それが、メモ発言。

まず、ファシリテーターが全員に意見を求めたい時には個別に言わせないことです。
「まず、皆さんが考えるご意見をお手元のメモに書いて下さい。賛成か反対か、とその理由をお願いします。」
と言って下さい。
その次に、
「それでは順番にメモを読んで下さい。」
と言って下さい。


複数の人がいる会議の中では、どうしても他の方の意見に引きずられます。ですので、先にバイアスがかからない状態で書かせる。そのうえで、それを「読んでもらう」と良いのです。読むだけなら誰でもハードル低く出来ますし、他の方の意見を聞く前に書いたことなので、余計なバイアスが入ってきません。
この状態なら、全員、「反対」という意見でも、理由が異なるでしょうから、少なくとも3-4個の意見がでるはずです。


単純なテクニックですが、意外に効果が大きいです。私がやる時は、最初からメモ発言をするケースもありますが、「どうも意見が出にくいな」と感じた時に急きょメモ発言に切り替える、と言う事も良くやりますね。

ファシリテーター以外に4人以上いる場合には、結構効果があると思います。
一度試してみて下さい。

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困る会議 〜場の空気を作る

シナプス後藤です。

会議の冒頭で、全員が空気を読み合う事はありませんか?
慣れ親しんだ方同士の会議だとあまりありませんが、初顔合わせの方がいたり、普段あまり話したことない人が何人かまざったり、何のための会議か良く分からないケースですと往々にして、最初に空気ができるまでに10分20分平気でかかってしまいます。

そんなときに必要なのがアイスブレイク、凍った空気と凍った参加者の気持ちを溶きほぐす必要があります。


アイスブレイクのテクニックは様々あります。世の中にある「ファシリテーション」と書いた本や「会議」と書いた本に様々載っていると思いますが、目指すべきは3つのことだけです。
すなわち、
1) 全員一回話をさせる
2) 何のための会議かを理解させる
3) お互いが何者かを理解させる
の3つです。

空気が凍っているのは、お互い読みにくい、と言う事があるのと、自分自身もその空気に動きが取れなくなっています。なので、最初にファシリテーターがやるべきなのはこの空気を解きほぐす事だと思うのです。


一番簡単なテクニックは自己紹介ですね。自己紹介であれば、全員が話す必然がありますし、さらに、お互いを理解することもできます。
私は会議の中でこんなことをやったりします。

■自己紹介をして下さい。その時に、「この会議で達成したいこと」も言って下さい。
※全員が互いに知っているのであれば、「この会議で達成したいこと」だけでOKです。一人でも知らなければ自己紹介は効果がありますね。

これは、1) 2) 3)の全てをまとめて網羅しよう、という下心が勿論あります。が、意外に効くのですよね。

サッカーの試合を見ていると、実況のアナウンサーが交代の選手の「ファーストタッチ」を強調することがあります。これは、最初にボールを触るまでの緊張が半端なものではない、と言う事だと思います。会議に参加した人も同じで、最初に話をするまでの緊張が半端なものではない、だと思うのです。

何回か続いている会議のアイスブレイクならこんな感じですね。
■「前回の会議から今日まで取り組んでみての感想を一言ずつお願いします」

これは「話をさせる」「全員の状態を理解する」ことをメインにしています。


今まで、会議の立ち上げに苦労されてきているのでしたら、一度試してみて下さい。
試してみると、良しあしや「自分のやり方にあっているかどうか」が分かると思います。


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困る会議 〜「話さない人」がいる?

シナプス後藤です。

ファシリテーションという言葉が、市民権を得てきつつありますね。特に、会議の中でのファシリテーション、つまり、いかに会議を効率よく、あるいは創造的にするか、と言う事に苦心しておられる方も多いのではないでしょうか?

会議での問題点は様々ありますが、自分がファシリテーターとして進行する場合に困るのは、多くの場合、「困った人に対する対応」のようです。会議に参加する気のない人がいたかと思えば、ずっと話している人、意見を変える気のない人、しまいには怒りだす人等、困った経験を挙げればそれだけで2時間くらい盛り上がれそうな気がします。

そんな、「困った人」にフォーカスして考えてみたいと思います。
あくまで、私だったらこうする、という事を書きますので、皆さんなりに工夫して頂くのが良いと思います。


最初に出るのは、「話さない人」ですね。たとえば、10人くらいの会議の場合、一度も話さないで2時間過ごす人が3-4人いる、というのは結構多く見られるようです。課会のような定例的な会議の場合には、課長が最初に思った事を話し、一人ひとりに報告させて「何か意見ある人?あ、ないね。じゃあ終了」となるケースも多いのではないでしょうか。


話さない人は多いのですが、話さない人には話さないなりの理由があります。これをちゃんと切り分けて考えておくと良いことが多いです。
まず、最初に切り分けるのは、「場の問題」か「個人の問題」か、ですね。初顔合わせの方が多い場合や、どんな話を求められているのか、空気を探っている状態の時には誰も話さない、もしくは、ファシリテーターだけが話している、と言う事も有り得ると思います。これが、「場の問題」ですね。

さらに深刻化すると、たとえば、「何か言っても上司ににらまれるだけで良いことが無い」「そもそも発言を求められていない」などにつながります。

一方で、個人に起因する場合には、大きく「話す内容が分からない」「話すことがない」「話したくない」の三つに分けられると思います。

20111108

難易度が低い状況の場合、2-3の質問、あるいは幾つかのテクニックで脱出可能です。たとえば、「話す内容が分からない」のであれば、質問を変えればよいですし、話す空気が出来ていないのであれば、とりあえず自己紹介なり、順番に一言ずつ知っていることを言ってもらうなり、とにかく話す空気を作る、つまりアイスブレイクが重要です。

一方で、高難易度の状況になってしまうとしんどいですね。こういう場合は、事前に会議のルールを決めておくとよいでしょう。特に、話せない場は、ルールを決めることで話せる場に変わることがあります。

ファシリテーション技術と言われるように、使えるようになるまで訓練が必要なスキルもあるのですが、知っているだけで良いものも多数あります。
何回かに分けてそんなテクニックを紹介したいな、と考えています。


※「こんな時に困るんだけど」というのがあれば、ご質問頂ければ、別のエントリーで考えてみるようにします。


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