シナプス・マーケティング・カレッジ☆公式ブログ

株式会社シナプスの公式ブログサイトです。 シナプス・マーケティングカレッジ情報を始め、 講師陣のブログなども転載して参ります!

ファシリテーション

会議でパワポを説明する羽目になった場合、どこで話すか?

シナプス後藤です。

会議で、プロジェクタに投影されたパワーポイントやKeyNote等のスライド型の資料を使うのが当たり前の時代になりました。

着座している会議の場合、パワーポイントの説明には大体自分が座っている場所にそのままの状態で話をするのが大半だと思います。
もちろん、最初から「プレゼン」の名目で召集されたらスクリーンの前に立つのでしょうけど。

では、どこに立つべきか。
私はスクリーンの前に立つことをお勧めしています。シーンにもよりますが、そのスライドを通じて、誰かに何かをして欲しい場合、人を動かしたい場合には圧倒的にスクリーンの前に立つ方が有利です。

理由は二つ。

まず一つは、スライドを投影していると、みんなスクリーンの方を見ます。わざわざ首を動かしてスピーカーを見る人は皆無です。なので、身振り手振りも、魅力的な表情も全く通じません。
そして、当然のことながら、スクリーンを見るふりして結構違うことを考えたりするわけです。

もう一つはリアクションが見えないことです。自分も一緒になってスクリーンを見てしまうと特に、重要関与者のリアクションが伝わりにくい。

スライドを出す、ということは主導権を握れる訳で、それでこそ人を動かす確率も上がります。
会議のワンシーンであっても、自分の主張を伝え、人を動かしたければ、ドンドン前に出よう、というご提案です。

「他になにかありませんか?」で意見が出ない問題

シナプス後藤です。

会議中、「他になにかありませんか?」という質問をして、シーンとするケースをたまに見かけます。
これは、どう回避、脱出したら良いのでしょうか?

意見が無ければないで良い時と欲しい時で対策が異なるので、それぞれ記載します。

1)意見がなければないでよい場合

まず、意見が無ければないで良い時。
「他にないか」と聞いているので、あれば出るのですが、無ければ当然出ません。
だから、一拍待って「ありがとうございます、ないようなので次に行きます」と続ければいいのですが、うまくできない方は質問した以上、誰かに「無い」という回答を求めていることが多いようです。
残念ながら、ありませんか、の時に「無い」とは回答して貰えません。ですので、どうしても誰かに無いと言ってもらわないと不安なのであれば、その場の役職上位者に、例えば
「〇〇部長、次の議題に移ってもよろしいでしょうか?」
と聞いてみてください。

この時、不特定多数に「よろしいでしょうか?」ときいてもやはり回答はないでしょう。
なぜならば、本来、質問者であるあなたが決めるべきことですから。

2)意見が欲しい場合

では、何か意見を出して欲しい時はどうするか?
まず、誰でもなんでも話せ、という形式の質問は回答者にとってハードルが高い問いです。
よく、「〇〇さん、何かありませんか?」とすぐに指名して回答を求めるケースもありますが、これはあまり質が良いとは言えません。聞かれたほうも「何か言え」と言われても困ってしまうからです。
ポイントは質問時に「何について意見が欲しいか?」を明確にすることでしょう。
例えば、
「〇〇さん、顧客調査の結果から、付け足す点はありませんか?」
「マーケティングの立場からコメントはありますか?」
などです。
事前にどのようなコメントが出そうかを考えておくと、そもそも「他に何かありませんか?」という質問になるケースは少ないのですが、どうしても聞きたくなった場合には参考にしてみてください。

このような会議の困った状況から脱出するテクニックは、引き出しを多く持っておくと助かるケースは多いですね。
他に何かありませんか?

飲み会の人数は何人が適切か?

シナプス後藤です。

飲み会を設定する場合、4人がベストだな、と思っている私ですが、最近、バタついていて「今度飲みましょう」という話が詐欺のような状態、飲む飲む詐欺になってしまっています。

さて、飲み会を自分で企画する場合、何人に設定すると楽しく飲めるのでしょうか?
という話です。

シチュエーションにも拠るのですが、私はおおむね4人だろうな、と思います。

まず、深刻な相談やデートのような状況の場合は、当たり前ですが2人がよいでしょう。
また、合コンの場合は、6-8人くらいが妥当でしょうし、異業種交流のようなものでしたら、10-20人、場合によってはもっと多人数がよいでしょう。

ですが、楽しく飲みつついろいろな話もしたい、というときには私はできる限り4人になるようにセッティングしています。

なぜ4人なのか?

まず、ワークショップや研修などのシーンで、「グループワーク」をしていただくことが仕事柄多数あります。その時に、
・ある程度多様な意見交換ができ
・適切に発言量を担保できさぼる暇がない
最適人数は4-5人と考えています。
学術的に検証したわけではありませんが、活発に議論ができる最適人数は経験的に4-5人です。研修の場合は特に人数が多いと、6人というケースもあるのですが、6人だと多少さぼれる人が出てしまいます。(6人だとまだ許容範囲ですが、7人だと確実に一人出ます)
一方で、3人のような少人数だと、多様な意見を担保しにくいのですよね。また、ちょっと癖のある人がいると、二人で議論する時間が多くなってしまい、結局、小さくまとまってしまいます。

さて、飲み屋のテーブルを見るとだいたい正方形か長方形です。ですので、5人で座る、というのは実は結構難しいことだったりします。おさまりが良いのは偶数なのですよね。
ということで、4-5人がベストですが、どちらかといえば、4人が最高です。

なお、Yes/Noをはっきりさせる意思決定が伴う場合は、奇数のほうが「最後に多数決にどうしてもなってしまう場合」は望ましいですが、飲み会でそこまで深刻な意思決定はしないだろうとは思います。


まぁ、飲み会のネタにでもしてください、という話です。

総論賛成各論反対:当事者は各論反対する

総論賛成各論反対、という悩ましい状況は、多くの場合当事者によって起こります。

杉並区の保育園足りない問題で、業界界隈で議論が巻き起こっておりますようですが、この話がまさに総論賛成各論反対の構図ですね。
下記に二つの記事を紹介しますが、いずれも感情を排した客観的な意見でこの手の議論の割にいずれもしっかりとした主張がなされていて、何となく構図が見えてきます。
(割とどちらの主張もまっとうですし共感できます。)

◆記事A:「杉並保育園反対派からメッセージが来たので、反論します」
http://bylines.news.yahoo.co.jp/komazakihiroki/20160607-00058573/

◆記事B:「杉並区の保育園問題。公園転用への反対は住民のエゴではない。」
http://bylines.news.yahoo.co.jp/sakaiosamu/20160606-00058501/

記事Aの主張は、「来年4月に保育園が無いと、来年四月に職場復帰を予定している人が失職するので、保育園建設の方が優先度が高い」です。
記事Bの主張は、「公園は現在利用している人に価値が高く変えがたいがが、保育園は対案があるので、公園維持の方が優先度が高い」です。

この二つの議論は、「誰にとって」が違うので話が難しくなっている、というものでしょう。

はっきり言えば、杉並区の東原公園周辺住民以外の方にとって(社会的な影響力等の間接的な影響を除けば)、この意思決定は人生に全く影響をうけません。
あくまでも、
記事A:「周辺に住んでいて来年4月復帰予定の親」、と記事B:「現在公園を使っている周辺住民」の戦いなわけです。

この議論だと強いのはBでしょうね。なぜかと言えば、既得権益を奪われると言う明確な利益喪失があるからです。一方でAの親も一見して利益獲得に見えますが、「この公園に保育園が出来たからと言って私が入園できるとは限らない」というリスク含みな利益なわけです。

概して、人は何かを得るよりも何かを失う方に大きな経済価値を感じます。例えば、「新たに何かを購入するために出す金額」と「それを今持っていて売却する金額」では後者の方が高く提示する傾向があると言う事です。

その結果として、反対住民は声を挙げ、賛成住民は声が上がらない、という結果になります。


ほとんどの方が「待機児童を無くすために保育園を作るべきだ」と言えば、Yesと答えるでしょうし、「地域の子供のために公園を残すべきだ」と言えば、Yesと答えるでしょう。
ただ、「私の子供を保育園に入れるために、なんだか良くわからない公園を潰すべきだ」と言えばYesですし、その逆に、「知らない子供を保育園に入れるために、私の大事な公園を潰すべきだ」と言われればNoと答えるはずです。


結局、総論賛成であっても「誰にとって?」というところまで明確にすると各論反対になるケースが往々にしたる、と言う事なのです。

ファシリテーション診断アンケート 集計 その2

シナプス後藤です。


昨日に引き続き、ファシリテーション診断アンケートの定性コメント、及び、属性です。

「その1」はこちら。http://www.mblog.jp/archives/1890041.html

■ファシリテーション診断アンケートサイト
※まだまだ募集していますので、まだ未入力でご興味のある方は宜しくお願いします。
https://jp.surveymonkey.com/r/Y62THPS_SynapseFacilitation

■あなたの組織のファシリテーション診断も無料で行いますので、ご興味のある方はお問い合わせください。
http://cyber-synapse.com/training/inquiry/

さて、定性コメントでも興味深いものがいくつもありましたので、その中からいくつか抜粋します。

多い意見は、下記のようなものですね。
声の大きな人間が全てをコントロールしてしまうので、全員が納得感がないまま終わる。

召集メンバーが事前に考えられていない(参加の必要・重要度のない会議に召集されることがある)

上の意見で既に決まっており、意見が通ることはないのが解っていたり、上位職にファシリテーションスキルが皆無であるがゆえに、全員参加が全く出来ていない。

会議とは言わず、伝達会。

『ちょっといい?』と突然始まる打ち合わせが多く、しかも1〜2時間はかかるので段取りが狂う。出来れば前もって予定したい。

意見、発言者が偏る為、複数の目線、立場での意見が出づらい。参加者の中に主体性なく惰性で参加している人がいる。


こちらは当社のファシリテーション研修を受講された方からのコメントかとおもいます。こういう意見を頂けるのは嬉しいですね。
議題の提示・会議中の進行状況(内容)が途中参加でも、通り過ぎた人でも分かるようなホワイトボード活用がされるとやはりいいと、受講してから、このアンケートまでだいぶ時間が過ぎましたが、再認識しています。


少し組織論に寄った意見も出ております。
日本企業の中堅から大手では、事前ネゴで、結果は決まっている。
米国企業は、フリーディスカッション、しかし、日本企業のように稟議などないに等ほど責任者は一人に決まっているので、意見は聞くだけ。自分の考えと異なるに人のチェックにすぎないことも多々あり。

オーナー企業は色々と難しいと感じます。取締役会での決定もトップの一言で覆されることすらあります。


少し高度な意見ではこんなものもありました。ファシリテーションやロジカルシンキング等の能力を持っている知っているとしても十分につかいこなせていない、と言う事だと思います。
アジェンダがある、ファシリテータがいる、結論が出るなど体裁上、ファシリテーションができているが、議論が偏る(声の大きい人にひっぱられる)、聞き役にまわる(空気を読んでいると思っている)など、評価者に迎合するなど会議の品質に問題がある。

ファシリテーターが、自分の答えをあらかじめ用意していて、そこに収束させるべく会議を進めた挙句、その場の最後に明らかにし、既に結論としてしまう失礼な会議。それが良い会議だと思い込んでいる勘違いしたMBAホルダーが迷惑。


中にはこんな先進的な意見もありました。今、ITツールがかなり進化していますので、積極的に取り込んで行くのも良いことですよね。
Skype・Chatwork等の通信サービスを活用した会議


最後に、多くの方が悩む課題です。
リーダー=ファシリテーターだと、結局はリーダーの意見でまとめた印象になりはしないかと、ファシリテーションがしづらく遠慮してしまう事があり、自分の身の振り方に悩んでいる。ファシリテーターとは、その役割を会議参加者全員が自覚すべきものなのか、それとも、会議ごとに役割として割り振ったりすべきものなのか迷う。


こちらには私になりの回答を記載しておきますと、リーダーとメンバーのレベル差によって二通りの回答があると思います。リーダーとメンバーで明らかにレベル差があるなら、リーダーの意見で纏めた印象にならざるを得ないでしょうね。育成目的でやるなら、自分が納得できないレベルでも致し方なしと諦めざるを得ない。一方で、レベル差がそれほどないなら、リーダーは相手から教えて貰う、というスタンスがあれば良いと思います。
私の知る限り、「褒めるのが上手い人」はどちらの状況でも上手くこなしているように感じます。リーダーがファシリテーターを兼ねる場合はメンバーを如何に乗せるかがポイントになるのではないでしょうか。


今回の結果は、全体的に「意見は偏るが合意形成がなされている」という総論になったようです。ある意味では会議で「決める」と言う事は出来ていますが、一方で、それは会議でなくても良いのではないか、という意見も透けて見えてきます。言い換えれば、全員が本音で議論したら合意形成が出来なくなってしまう、というリスクがあると言う事でしょう。
日本経済全体が右肩上がりになることを担保されていない時代です。多くの企業がより「創造的な解」を作らなければいけない時代とも言えるでしょう。そのために、創造的な会議が必要になってきており、それは「多くの人が自分の意見を主張できる」場を作ることと、「会議の目的・ゴールを明確に示す事」が第一歩なのかもしれません。

皆さんはこのデータからどのように考えますか?


なお、サンプル数が100程度で偏りもありますので、統計的には十分でないことは申し添えておきます。

回答者属性:
21_age

22_job

※その他は主に専門職です。
23_position


アンケート期間と回収方法:
・2014/12 - 2015/01 (n=100)
・シナプスが設置したアンケートサイトにて募集。主に、シナプスのblog、facebookをご覧になった方やお客様、友人、関係者、等。(シナプスのスタッフを含む)
livedoor プロフィール
今、オススメの講座
オススメ講座"
シナプスの情報発信
家弓ブログ
シナプス・マーケティング・カレッジ公式twitter"
シナプス代表家弓twitter"
記事検索
Categories
ランキング参加中
QRコード
QRコード
TagCloud